Se ci spostiamo spesso, una delle nostre necessità fondamentali è quella di ritrovare su ogni computer che usiamo i nostri dati perfettamente aggiornati. Pensiamo soprattutto ai lavori piuttosto articolati, ad esempio la stesura della tesi o di una relazione di lavoro, e alle volte in cui ci sarà capitato di perdere tempo a riscrivere una parte solo perché il file sulla nostra chiavetta non era aggiornato. Ci sono molti accorgimenti che possiamo utilizzare per evitare di trovarci in una situazione simile, ma praticamente nessuno abbastanza comodo da metterci al riparo da eventuali dimenticanze. Oggi però vi mostreremo una chicca di nome Dropbox, un comodo programma che ci permette di archiviare e sincronizzare con un server remoto una specifica cartella del nostro PC in modo completamente automatico. In tal modo da qualsiasi pc, noi o i collgeghi e amici potranno accedere sempre all’ultimo salvataggio del nostro lavoro..

ACCEDERE AI PROPRI DOCUMENTI TRAMITE WEB E SINCRONIZZARLI TRA PIU’ COMPUTER

Oltre ai 2 GB messi a disposizione dalla versione gratuita, esistono due opzioni a pagamento che offrono tagli da 50 GB e 100 GB, permettendoci di usare il programma anche come strumento di backup per i dati di un certo “peso”. Consideriamo comunque che la versione gratuita è adeguata per il salvataggio dei file più importanti che possiamo aver bisogno di raggiungere in ogni momento.

1. Installazione 2. Creazione Account
1-2. Dropbox è un programma pensato per controllare i dati sul nostro disco fisso e sincronizzarli in modo automatico con un server remoto, al cui interno abbiamo a disposizione uno spazio di circa 2GB. L’accesso avviene tramite una combinazione di nome utente e password, infatti, per iniziare a usare Dropbox, la prima cosa da fare è scaricare il programma e installarlo. Ci verrà chiesto di creare un utente, operazione indispensabile per riservarci lo spazio sul server e garantirci l’accesso esclusivo.
3. Risorse sfruttate 4. Le Preferenze
2. Ciò che impressiona sono le dimensioni contenute del programma e anche la ridotta quantità di risorse richieste per il funzionamento. Tutto questo è possibile grazie a un piccolo accorgimento. Dropbox infatti controlla solo la cartella My Dropbox, creata dal programma durante l’installazione.

3. Il programma è visibile attraverso un’icona nella tray di sistema, dalla quale possiamo aprire la cartella sincronizzata, modificare le preferenze e controllare lo stato dei file. La cartella è controllata costantemente, per cui ogni aggiornamento viene sincronizzato immediatamente con il server.

5. Dalla Tray di sistema accesso alle opzioni 6. I colori anno un significato
5. Se abbiamo la cartella My Dropbox aperta, possiamo controllare immediatamente lo stato dei file grazie ai piccoli indicatori che vengono aggiunti alle icone: il colore blu indica che la sincronizzazione è in corso, mentre il verde indica che la versione presente sul server è aggiornata.

6. Se non dovessimo avere a disposizione una connessione internet mentre stiamo spostando o salvando i file nella cartella del programma, niente paura: sarà sincronizzata alla prima connessione Il programma permette anche un comodo recupero delle versioni precedenti dei file, accessibili attraverso il sito Internet.

7. Condividere con gli amici 8. Ricezione email
7. Un aspetto interessante di questa soluzione è la possibilità di condividere parte delle nostre informazioni con altri utenti di Dropbox o semplicemente con i nostri amici. Il metodo più immediato è quello di collegarci al sito dropbox.com ed effettuare l’accesso con i nostri dati. Il sistema di gestione della nostra home page presenta la voce Sharing, attraverso la quale potremo condividere specifiche cartelle. Con questo comando possiamo creare nuove cartelle dedicate alla condivisione o condividere quelle esistenti.

8. Ovviamente per la nostra sicurezza Dropbox richiede di specificare un elenco di collaboratori a cui garantire l’accesso che, una volta invitati via email, potranno scegliere la loro password per accedere alla cartella che abbiamo condiviso con loro. Il sistema permette una gestione dei permessi ben articolata per cui possiamo mettere a disposizione di ciascuno dei nostri contatti cartelle diverse e decidere per ciascuno se garantire solo la lettura o anche la modifica del contenuto.

NOTA: La condivisione può avvenire anche attraverso il menu contestuale di Windows. Aprendo la nostra cartella monitorata dal programma e facendo clic con il tasto destro su una delle sottocartelle, avremo a disposizione il menu contestuale Dropbox che permette di avviare con un clic la procedura di condivisione.

CONCLUSIONI

Pur non essendo un sistema di backup in senso stretto, Dropbox ha alcune caratteristiche interessanti anche sotto questo profilo: il client infatti è disponibile per tutti i sistemi operativi e già questo apre le strade a una serie di opportunità. Pensiamo infatti alla comodità di trovare i nostri documenti su qualsiasi computer, sia che si tratti di PC, Mac o una piattaforma Linux. Inoltre, se il programma è attivo contemporaneamente su più computer collegati allo stesso account, è possibile utilizzarlo per la sincronizzazione: le modifiche si propagano in tempo reale a tutti i client collegati all’account.
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