Molto spesso un file di Word deve passare attraverso varie revisioni, operate da persone diverse. Per questo motivo può risultare utile l’opzione “Commento”, che permette di collegare eventuali annotazioni alle parti di testo cui fanno riferimento, e mostrarle sotto forma di fumetto, o magari di finestra a scomparsa. Si potranno poi far apparire le note passando il puntatore del mouse sulla parte di testo “da rivedere”.Così facendo, chiunque aprirà il documento potrà osservare le annotazioni e sapere chi le ha inserite.

INSERIRE COMMENTI IN UN DOCUMENTO WORD PER LAVORARE IN SQUADRA

1. Inserire un nuovo commento 2. Il riquadro delle revisioni
1. Per aggiungere un commento a un file Word, posizionate il puntatore del mouse vicino a una parola significativa o, ancora meglio, evidenziate una porzione di testo. Aprite il menu Revisione e selezionate “Nuovo Commento”. Se l’opzione non è visibile nel menu, fate clic sul menu Mostra Commenti per far apparire le scelte supplementari. Ciò che avverrà ora dipende sostanzialmente da quale tipo di visualizzazione state utilizzando. Fate clic sul menu Visualizza per scoprire quale è stata selezionata.

2. Se la visualizzazione impostata è “Normale”, il pannello dedicato all’inserimento dei commenti (Riquadro delle revisioni) si sarà aperto nella parte destra della finestra di Word. Questo pannello è diviso in varie sezioni, chiamate “Commenti e modifiche al documento principale”, “Modifiche Intestazione e piè di pagina”, “Modifiche caselle di testo” e così via. Nella parte alta della sezione “Commenti e modifiche al documento principale” si trova una fascia colorata, dove sono indicati gli inserimenti, la formattazione, e cosi via. Subito sotto si trova il cursore lampeggiante per l’inserimento del testo. Nel documento, invece, è evidenziata la parte di testo commentato.

3. Visualizzare i commenti 4. Visualizzare i commenti
3. Una volta inserito, il commento non appare immediatamente nel documento principale. Affinché ciò avvenga, dovrete spostare il puntatore del mouse sopra alla parte di testo evidenziata: apparirà una finestra apposita, nella quale saranno riportati il commento, il nome dell’autore e la data di creazione. Spostando il puntatore del mouse, farete svanire il commento. Se volete che i commenti siano sempre visibili, dovrete selezionare un diverso tipo di visualizzazione.

4. Qualsiasi sia la visualizzazione, i commenti vengono numerati in modo sequenziale. Se aggiungete un commento in una posizione precedente rispetto a uno già inserito, la numerazione sarà “aggiustata”di conseguenza. La modifica varia a seconda dei tipi di visualizzazione. In “Layout di stampa”, fate clic sulla nuvoletta relativa e modificate il testo. Nella visualizzazione “Normale”, occorre invece localizzare il commento nel riquadro delle revisioni, farci clic sopra e modificarlo.

5. Eliminare e modificare i commenti 6. La barra delle revisioni
5. Ci sono due differenti scenari che possono presentarsi all’utente, quando decide di eliminare un commento: dipende infatti se ne è l’autore, o se a inserirlo è stato qualcun altro. Il metodo, comunque, rimane identico. Fate clic sul commento col tasto destro (sulla nuvoletta o sul testo evidenziato) e selezionate “Elimina commento” dal menu contestuale.

6. Quale sia la visualizzazione utilizzata, Word mostra la Barra delle revisioni, che sfrutta una serie di icone utili per effettuare modifiche (le trovate nella parte alta dello schermo).I due pulsanti con le frecce azzurre servono per spostarsi fra un commento e l’altro. C’è poi l’icona “Nuovo commento”, utilizzabile per inserire osservazioni in maniera più veloce: si trova alla destra di quella caratterizzata da una crocetta rossa (che si chiama “Elimina”).

7. Posizionare il riquadro delle revisioni 8. Aggiungere o eliminare le funzioni
7. L’icona Riquadro delle Revisioni serve per far apparire e svanire il Riquadro delle revisioni. Se avete seguito il passo a passo fino a qui, state utilizzando la visualizzazione Layout di stampa, fate clic su questa icona per far apparire il Riquadro delle revisioni verticale o orizzontale. Attenzione: questo non significa che dovrete per forza utilizzare il Riquadro delle revisioni per inserire i commenti, dato che le nuvolette saranno ancora visibili. Si tratta solo di un’opportunità in più.

8. Subito sopra l’icona “Riquadro delle revisioni” si trova Mostra Commenti. Fateci clic sopra, per aprire un menu contenente diverse opzioni. Da qui potete selezionare quali icone visualizzare nella Barra delle revisioni. Quelle selezionate si trovano già nella Barra, mentre le altre possono essere aggiunte con un clic. Il documento Word mostra tutti i commenti assieme al testo. Potrebbero esserci però situazioni in cui è preferibile leggere il documento senza visualizzare le annotazioni. Nella Barra delle revisioni, è presente l’icona “Finali: Mostra Commenti”.Fate clic sulla freccia rivolta verso il basso che si trova al suo fianco per veder apparire una serie di opzioni supplementari: “Finale” (nessun commento visibile), “Originali: Mostra Commenti” e “Mostra originale”, che permettono di vedere e, se lo si desidera, stampare il documento senza includere i commenti.

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