Si usano spesso frasi ricorrenti quando si scrive un documento. Per esempio: “In riferimento alla Sua precedente lettera…”, oppure “I dati verranno raccolti in ottemperanza alla legge…”; o al termine di un curriculum vitae: “Vi autorizzo al trattamento dei miei dati personali secondo la legge 675/96″. I programmi come Word sono in grado di archiviare nomi, parole o frasi di uso comune, richiamandole poi con la semplice pressione di un tasto e risparmiando la fatica di digitarle per intero. Si tratta di una funzione che può essere richiamata in diversi modi, a seconda del programma che si utilizza. Microsoft Word e la maggior parte gli editor di testi la chiamano funzione Glossario. Qualunque sia il suo nome, i passi necessari per utilizzarla sono abbastanza simili.

COME UTILIZZARE LA FUNZIONE GLOSSARIO IN WORD

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1. Frase di uso corrente ? 2. Salvala nel glossario
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1. Come iniziare a personalizzare il vostro glossario, per inserire le espressioni che utilizzate abitualmente? Per esempio, provate a inserire nel glossario la frase “Vi autorizzo al trattamento dei miei dati personali secondo la legge 675/96″. Aprite un documento vuoto e digitate questa frase. In alternativa, potete anche aprire un documento esistente che già la contenga. Se dovrà apparire con una formattazione particolare (corsivo, grassetto o altro) è il momento di applicare tale formattazione. Ora evidenziate la frase in questione, facendo clic e trascinando il mouse tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.

2. Fate ora clic su Inserisci/Parti Rapide/Glossario. Quindi fate clic su Salva selezione nella raccolta voci di glossario. In alternativa per agevolare la produttività premiamo contemporaneamente la combinazione di tasti ALT + F3.

3. Un nome per ricopnoscerla 4. Inserire la frase in un clic
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3. Comparirà una finestra di dialogo in cui viene chiesto di inserire un nome per la nuova voce di glossario (vengono proposte le prime lettere della nostra frase, ma naturalmente è possibile inserire un altro nome, più facile da ricordare). Inserite il nuovo nome (è possibile usare anche trattini o segni di punteggiatura) e fate clic su OK.

4. Controllate se funziona. Aprite un nuovo documento vuoto. Digitate il nome della voce di glossario che avete appena creato (nel mio caso Privacy). Se compare una piccola finestrella con il contenuto dell’intera frase, basterà premere il tasto INVIO per inserirla al volo. Se non compare nessuna finestrella, provate a premere il tasto funzione F3. Se ancora non funziona, leggete il passo successivo per scoprire cosa non va.

5. Verifiche in corso 6. Elimina Inserisci Modifica
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5. Per verificare quali voci di glossario sono state effettivamente inserite, è possibile visualizzarle in ordine alfabetico. Cliccate sul menu Inserisci/Parti rapide/Gestione blocchi predefiniti. Cercate il nome della voce che avete inserito e verificate che esista e non sia troppo simile ad altre voci già presenti.

6. È possibile cancellare le voci di glossario che non ci servono più, selezionandole nella finestra di dialogo e facendo clic sul pulsante Elimina. Con il pulsante Inserisci potete inserire la voce selezionata all’interno del documento aperto. Per modificare una voce esistente basterà cliccare su Modifica Proprietà. Word chiederà se volete ridefinire la voce del blocco predefinito che dovrete confermare.

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